Iedere organisatie maakt wel meerdere keren mee wanneer klanten niet of te laat betalen. Op het moment dat de vordering onbetaald blijft, zal de organisatie actie moeten ondernemen en een incassobureau inschakelen. Hierbij loopt de organisatie het incassotraject door. Dit traject is opgedeeld in twee fasen. De eerste fase wordt ook wel de minnelijke of buitengerechtelijke fase genoemd.
Minnelijke fase
Voordat het incassotraject de minnelijke fase in gaat, wordt er een ingebrekestelling naar de klanten gestuurd. De debiteur wordt hierbij voor de laatste keer aangemaand om de openstaande vordering te voldoen. Dit keer nog zonder bijkomende wettelijke rechten en buitengerechtelijke incassokosten. In deze fase zal het ingeschakelde incassobureau er alles aan doen om met behulp van gesprekken de debiteur te laten betalen. In deze fase kan ook nog een betalingsafspraak worden gemaakt met de debiteur. Hierbij kan de vordering gespreid betaald worden. Wanneer de vordering na de eerste fase nog niet is betaald, dan gaat het traject over in de tweede fase, de gerechtelijke fase.
Gerechtelijke fase
Doordat de debiteur de vordering, ondanks meerdere berichtgevingen in de eerste fase, nog niet heeft betaald, wordt er een juridische procedure in gang gezet. Deze procedure start door het maken en versturen van een dagvaarding. Hierin wordt de debiteur opgeroepen om voor de rechter te komen. De debiteur kan schriftelijk reageren door bij de rechter aan te geven waarom hij van mening is dat hij de vordering niet hoeft te betalen. Vervolgens bepaalt de rechter of de zaak een zitting vereist. Aan het eind van de zitting/procedure doet de rechter uitspraak en deze wordt vastgelegd in een eindvonnis.
Wanneer de debiteur na de uitspraak van de rechter nog steeds niet betaald, dan volgt dwang betaling door beslaglegging of executie. Bij beslaglegging kan er beslag worden gelegd op banksaldo, loon of roerende zaken. Wanneer de beslaglegging niet tot betaling leidt, gaat de deurwaarder over tot executieverkoop.
